Анализ ярмарочно - выставочных мероприятий в нашем городе позволил выделить  схожие недостатки, от которых легко можно избавиться

Смирнова Наталия Васильевна, к.э.н., доцент ЭФ МГТУ

В предыдущем номере журнала "СЕВЕР промышленный" уже говорилось о проблемах, решаемых компаниями в рамках выставочной деятельности. В ходе рекламно-выставочных мероприятий предприятие преследует множество важных задач, связанных с экономическими, коммерческими и коммуникационными целями.

Проблемы организации выставочной деятельности разнообразны как на этапе подготовки, так и на этапах участия и оценки. Немаловажную роль в этом процессе играет уровень квалификации и подготовки персонала.

Как правило, выставочную экспозицию сопровождают и обеспечивают сотрудники компании-экспонента. В силу своих функциональных обязанностей на рабочем месте, они не в полной мере владеют техникой организации рабочего пространства на выставке и системой коммуникаций с посетителями и потенциальными клиентами. Однако не зря говорят, что профессионализм познается в мелочах, поэтому сегодняшний разговор и будет посвящен некоторым из них.

Анализ ярмарочно - выставочных мероприятий, проводимых в нашем городе, позволил выделить у ряда компаний схожие недостатки, от которых легко можно избавиться, а значит повысить не только квалификационный уровень персонала, но и внести весомый вклад в паблицитный капитал организации, а именно:

- продажи могут быть минимальными или вовсе потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а так же если посетителей предоставляют самим себе;

- не стоит носиться перед посетителем, опережая его и мешая подойти к стенду;

- не расхаживать перед посетителем или сидеть, развалившись на стуле, с чашкой кофе;

- не оставлять посетителей в одиночестве на продолжительное время;

- не стоит стоять, скрестив руки на груди (закрытая поза), свирепо разглядывая людской поток;

- не стоит, расхаживая, читать газеты;

- не стоит стоять в позиции, даже ненароком блокирующей доступ к стенду;

- не стоит стоять парами по углам стенда и обсуждать насущные вопросы, а тем паче собираться в группы и болтать с другими сотрудниками;

- если уж спрашивать посетителя, то задавать открытые вопросы, требующие развернутого ответа;

- искусственно не блокировать рекламно-информационную литературу даже в том случае, если клиент не попадает в вашу целевую группу, набирает ее ради праздного любопытства или ради красивой картинки (бывает и такое!);

- не позволять посетителям чувствовать себя помехой.

Еще об одном хочется не забыть, а именно, что в первый день открытия экспозиции или накануне, устроители выставки, как правило, принимают представителей прессы и потому необходимо подготовить персонал таким образом, что бы в СМИ получила отражение только позитивная и выгодная для компании информация. С этой целью можно использовать не только собственных сотрудников, которые могут продемонстрировать видеофильм, представить фотографии и т. п., но и использовать информационный потенциал пресс-центра.

От топ-менеджера, отвечающего за подготовку и участие компании в выставке, требуется серьезная аналитическая, плановая и организационная работа задолго до начала и долго после ее окончания. Именно потому, ответственный менеджер наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении вопросов экспонирования. Разрабатываемый им подробный план подготовки и участия, как правило, охватывает такие вопросы, как:

- необходимая для экспонирования площадь (зависит от вопросов что экспонировать, как разместить в пространстве, сколько стоит квадратный метр площади);

- бюджет проекта (стараясь избежать ненужных затрат и увеличить возврат, выгодно затраты бюджета разделить на две составляющие: прямые затраты, такие как плата за стендовое пространство, монтаж демонтаж стенда и т.п. и непрямые затраты - время на подготовку персонала к экспозиции, расходы на работу на выставке и ее обеспечение);

- выбор и дизайн стенда (обычно организаторы представляют стандартные экспозиционные модули, однако необходимо помнить о привлекательности необычных стендов, предполагающих объемное восприятие). Можно предусмотреть возможность использования этого оборудования и в дальнейшем, например при проведении промо-акций и т.д.

Можно бесконечно перечислять правила организации и проведения выставочных мероприятий, критиковать компании-экспоненты, однако народная мудрость гласит, что не ошибается только тот, кто ничего не делает. С этой точки зрения хочется отметить, что уровень организации и проведения выставочных мероприятий в Мурманской области постепенно растет, несмотря на проблемы привлечения новых участников, организации выставочного пространства и т.д. Положительной тенденцией развития ярмарочно - выставочной деятельности можно считать не только количество мероприятий в данной сфере деятельности, но и четкую событийную дифференциацию.

Содержание журнала "СЕВЕР промышленный" № 2 2011

Еще статьи на тему "выставочных":

План выставочных мероприятий в Мурманске на 2010 год

Информация о предстоящих конгрессно-выставочных мероприятиях

К вопросу о практической пользе участия в выставке

Промышленные выставки: ключ к успеху

Заседание Российского Союза выставок и ярмарок и ТПП РФ